Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran adalah penggunaan alat elektronik untuk memberikan kemudahan komunikasi formal dan informal terutama apabila berkaitan antara komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitasnya.

 

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

1. Meminimalkan pengeluaran biaya dengan aplikasi-aplikasi perkantoran

2. Mempermudah komunikasi dalam melakukan pemecahan masalah

3. Membantu pekerjaan, dan bukan menggantikan peran tenaga kerja

4. Penggabungan dan penerapan teknologi dapat membangun kolaborasi yang baik

5. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan

6. Peningkatan komunikasi yang menghasilkan keputusan yang lebih baik dan cepat

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna otomatisasi kantor yaitu:
1. Manager, orang yang bertanggung jawab mengelola sumberdaya perusahaan, terutama SDM.
2. Professional, professional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Misalnya; pembeli, wiraniaga, dan asistentaff khusus menejer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pengawal administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.

 Jenis Otomatisasi Perkantoran

1. Word processing, penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan

beberapa tugas untuk membuat dokumen tik atau cetak

2. Electronic mail/Email, dimaksudkan untuk mengirim teks dan file ke pengguna email

lainnya.

3. Voice mail, pengiriman pesan kepada penerima pesan dengan bentuk suara.

4. Electronic calendaring, penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan membuat

agenda acara yang telah ditetapkan

5. Audio conferencing, penggunaan peralatan komunikasi untuk membuat suatu hubungan

audio antara orang-orang yang tersebar / tidak berada di satu tempat.

6. Video conferencing, penggunaan peralatn komunikasi untuk membuat suatu hubungan

audio video antara orang-orang yang tersebar/ tidak berada di satu tempat

 

penjelasan lebih lengkap https://youtu.be/7ChaQr69GfY