Perangkat Ajar Pembelajaran Mendalam Agenda Kegiatan Pimpinan (RPP & Jobsheet) Manajemen Perkantoran

Lihat RPP di link berikut, password jawaban jobsheet: smkbisahebat https://www.academia.edu/144069345/RENCANA_PEMBELAJARAN_MENDALAM_AGENDA_KEGIATAN_PIMPINAN Mengelola Agenda Pimpinan

Mengelola Agenda Pimpinan

Media Pembelajaran MPLB SMKN 9 Semarang

Dasar-Dasar Agenda Kerja Pimpinan

Pengertian

Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mengatur kegiatan-kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisiensi dan efektifitas.

Fungsi

Mengelola kegiatan kerja pimpinan agar pimpinan dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting, yaitu membuat kebijaksanaan yang mengefektivitaskan manajemen organisasi kerja.

Prosedur

Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

  1. Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan.
  2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan.
  3. Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal kegiatan pimpinan.
  4. Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan.
  5. Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau kegiatan.

Urutan Prioritas

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas.

Mengapa Mengelola Agenda Pimpinan Itu Penting?

Agenda kegiatan pimpinan adalah sebuah peta jalan yang merinci semua aktivitas kerja seorang pemimpin. Ini bukan sekadar daftar janji temu, melainkan alat manajemen strategis untuk memastikan waktu pimpinan—aset paling berharga—digunakan secara efektif dan efisien. Tujuan utamanya adalah membebaskan pimpinan dari tugas-tugas administratif rutin sehingga dapat fokus pada pengambilan keputusan, inovasi, dan pencapaian tujuan besar organisasi.

Di balik setiap pimpinan yang sukses dengan jadwal yang terorganisir, ada seorang sekretaris atau asisten administrasi yang andal. Anda, sebagai sekretaris, berperan sebagai orkestrator jadwal pimpinan. Kemampuan Anda dalam mengidentifikasi prioritas, mengantisipasi konflik jadwal, dan berkomunikasi dengan berbagai pihak menjadi kunci kelancaran seluruh operasional.

Konsep Kunci Pengelolaan Agenda

1. Tahap Identifikasi Kegiatan

Langkah awal yang krusial adalah mengumpulkan semua informasi terkait kegiatan pimpinan. Informasi ini bisa berasal dari berbagai sumber:

  • Departemen Internal: Undangan rapat rutin, laporan proyek, atau sesi brainstorming internal.
  • Pihak Eksternal: Undangan seminar, pertemuan dengan klien, panggilan dari pemerintah, atau acara relasi bisnis.
  • Dokumen Pendukung: Selalu periksa lampiran seperti proposal, materi rapat, atau detail acara untuk memahami konteks dan urgensi setiap kegiatan.

Tips: Buat satu folder (digital atau fisik) untuk semua permintaan dan undangan yang masuk agar tidak ada yang terlewat.

2. Interaktif: Matriks Prioritas Eisenhower

Tidak semua tugas diciptakan setara. Gunakan Matriks Eisenhower untuk mengkategorikan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Coba seret dan lepas tugas-tugas di bawah ini ke kuadran yang tepat!

Daftar Tugas:

Rapat darurat krisis perusahaan
Menyusun rencana strategis kuartal depan
Menghadiri pembukaan pameran (dapat diwakilkan)
Membaca email promosi tidak relevan
Mendesak & Penting

(Lakukan Segera)

Tidak Mendesak & Penting

(Jadwalkan)

Mendesak & Tidak Penting

(Delegasikan)

Tidak Mendesak & Tidak Penting

(Hapus)

3. Tahap Pencatatan Jadwal

Setelah diprioritaskan, semua kegiatan harus dicatat dengan jelas dan sistematis. Gunakan format yang konsisten dan mudah dibaca.

Metode Pencatatan:

  • Buku Agenda Fisik: Klasik dan andal, tidak bergantung pada teknologi.
  • Kalender Digital (Google Calendar/Outlook): Mudah dibagikan, dilengkapi pengingat otomatis, dan dapat diakses dari mana saja.

Contoh Format Agenda Kegiatan Pimpinan:

Hari/Tanggal Waktu Kegiatan Tempat Keterangan
Senin, 22 Sep 2025 09:00 - 11:00 Rapat Rutin Staf Ruang Rapat Utama Membahas progres mingguan
Selasa, 23 Sep 2025 14:00 - 15:30 Meeting dengan PT. Mitra Jaya Kantor PT. Mitra Jaya Negosiasi kontrak baru

Simulasi: Susun Jadwal Pimpinan

Anda adalah sekretaris dari Ibu Aqila Natania. Seret dan lepas daftar kegiatan berikut ke dalam kalender mingguan untuk menyusun agendanya. Perhatikan potensi jadwal yang bentrok!

Daftar Kegiatan Ibu Aqila:

Senin: Meeting Klien di Cempaka Hotel
Senin: Rapat dengan pimpinan Bank Syariah
Selasa: Teken kontrak proyek di Mall Yogyakarta
Selasa: Makan siang bersama Bpk. Adnan Aidan
Rabu: Rapat proyek jembatan di PT Perkasa
Rabu: Menghadiri pesta pernikahan
Kamis: Rapat di kantor Pekerjaan Umum
Kamis: Rapat di kantor PT. Samudra
Jumat: Panggilan ke Bank Syariah
Jumat: Pertemuan di kantor Gubernur
Senin
Selasa
Rabu
Kamis
Jumat

Uji Pemahaman Anda

1. Menurut materi, dua dasar utama untuk memprioritaskan kegiatan pimpinan adalah...

2. Jika ada dua jadwal kegiatan penting di waktu yang bersamaan, tindakan yang paling tepat menurut prinsip prioritas adalah...

3. Apa tujuan utama dari memberikan jeda waktu antar kegiatan dalam agenda pimpinan?

Jobsheet: Studi Kasus PT Jawa Wisnu Kreasi

Sekarang saatnya menerapkan semua yang telah Anda pelajari dalam skenario dunia nyata.

Skenario

Anda adalah seorang Sekretaris Profesional di PT Jawa Wisnu Kreasi, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang industri kreatif. Pimpinan Anda adalah Bapak Baskoro Aji, selaku Direktur Utama.

Anda ditugaskan untuk membuat agenda kegiatan beliau selama bulan September 2025 menggunakan aplikasi Microsoft Office Word dengan format kop surat resmi perusahaan.

Detail Perusahaan:

  • Nama: PT Jawa Wisnu Kreasi
  • Alamat: Jalan Peterongansari No. 2, Kota Semarang
  • Email: kontak@jawawisnukreasi.com
  • Telp: (024) 8311535

Daftar Kegiatan Pimpinan (September 2025)

Berikut adalah catatan dari berbagai surel, telepon, dan memo yang perlu Anda susun menjadi sebuah agenda yang rapi:

  • Senin, 1 September (09:00 - 11:00): Rapat rutin mingguan dengan tim kreatif.
    Ruang Rapat Utama, Kantor PT Jawa Wisnu Kreasi.
    Membahas progres proyek mingguan.
  • Selasa, 2 September (10:00 - 12:00): Pertemuan presentasi proyek dengan klien dari PT. Gajah Mada Group.
    Ruang Meeting Bougenville, Hotel Ciputra, Semarang.
    Siapkan materi presentasi final dan prototipe.
  • Rabu, 3 September (13:00 - 15:00): Menjadi narasumber di acara seminar "Ekonomi Kreatif 5.0".
    Auditorium Prof. Soedarto, Universitas Diponegoro.
    Durasi bicara 45 menit, sisanya sesi tanya jawab.
  • Jumat, 5 September (14:00 - 16:30): Rapat evaluasi bulanan dengan para manajer.
    Ruang Rapat Direksi, Kantor PT Jawa Wisnu Kreasi.
    Masing-masing manajer siapkan laporan kinerja bulan Agustus.
  • Senin, 8 September (mulai 07:00): Perjalanan dinas ke Surabaya untuk Rakernas ADGI.
    Bandara Ahmad Yani menuju Hotel JW Marriott Surabaya.
    Tiket dan akomodasi sudah dikonfirmasi.
  • Selasa, 9 September (seharian): Menghadiri sesi pleno Rakernas ADGI.
    Ballroom Hotel JW Marriott, Surabaya.
    Jadwal tentatif dari panitia sudah diterima.
  • Rabu, 10 September (10:00 - 12:00): Pertemuan bisnis dengan calon mitra, CV Citra Abadi.
    Restoran De Soematra 1910, Surabaya.
    Konfirmasi ulang kehadiran H-1. Jadwal penerbangan kembali pukul 17:00.
  • Jumat, 12 September (10:30 - 11:30): Wawancara eksklusif dengan majalah "Bisnis Jateng".
    Ruang Direktur Utama, Kantor PT Jawa Wisnu Kreasi.
    Topik wawancara seputar tren industri kreatif 2026.
  • Senin, 15 September (09:00 - 11:30): Rapat rutin mingguan dan presentasi hasil perjalanan dinas.
    Ruang Rapat Utama, Kantor PT Jawa Wisnu Kreasi.
    Bagikan insight dari Rakernas ADGI kepada tim.
  • Rabu, 17 September (11:00 - 12:00): Audiensi dengan Kepala Dinas Koperasi & UKM Jawa Tengah.
    Kantor Gubernur Jawa Tengah, Jl. Pahlawan No. 9, Semarang.
    Membahas potensi kolaborasi program UKM.
  • Kamis, 18 September (14:00 - 16:00): Kunjungan dan inspeksi ke lokasi proyek renovasi Lawang Sewu.
    Kawasan Lawang Sewu, Semarang.
    Koordinasi dengan manajer proyek di lokasi.
  • Selasa, 23 September (10:00): Penandatanganan kontrak kerja sama dengan vendor percetakan baru, PT Kertas Indah.
    Ruang Rapat Direksi, Kantor PT Jawa Wisnu Kreasi.
    Tim legal harap mendampingi.
  • Kamis, 25 September (12:30 - 14:00): Jamuan makan siang dengan perwakilan dari Bank Mandiri.
    Restoran Pesta Keboen, Jl. Veteran No. 29, Semarang.
    Pembahasan mengenai fasilitas kredit usaha.
  • Senin, 29 September (09:30 - selesai): Rapat finalisasi dan presentasi strategi perusahaan untuk Kuartal IV.
    Ruang Rapat Direksi, Kantor PT Jawa Wisnu Kreasi.
    Kepada dewan komisaris. Pastikan semua materi siap H-1.

Studi Kasus Tambahan: Permintaan Mendesak!

Pada hari Minggu, 21 September 2025, pukul 15:00 WIB, Anda menerima telepon dari sekretaris Gubernur Jawa Tengah. Bapak Gubernur mengundang Bapak Baskoro Aji untuk rapat mendadak guna membahas percepatan pengembangan ekonomi kreatif regional.

  • Acara: Rapat Koordinasi Ekonomi Kreatif
  • Waktu: Senin, 22 September 2025, pukul 09:00 - 10:00 WIB
  • Tempat: Ruang Rapat Kantor Gubernur Jawa Tengah

Tugas Anda adalah memasukkan jadwal baru yang sangat penting ini ke dalam agenda dan menangani konflik jadwal yang muncul.

Instruksi Pengerjaan

  1. Buka aplikasi Microsoft Office Word.
  2. Buatlah kop surat (letterhead) sederhana berdasarkan detail PT Jawa Wisnu Kreasi di atas.
  3. Buatlah judul dokumen: "AGENDA KEGIATAN PIMPINAN DIREKTUR UTAMA - SEPTEMBER 2025".
  4. Buatlah tabel dengan kolom: No., Hari/Tanggal, Waktu, Kegiatan, Tempat, dan Keterangan.
  5. Masukkan semua kegiatan (termasuk permintaan mendesak yang baru) ke dalam tabel secara kronologis (urut tanggal).
  6. Sangat Penting: Karena ada jadwal baru yang mendesak pada 22 September pagi, Anda harus menyesuaikan agenda. Tentukan tindakan yang tepat untuk kegiatan yang bentrok (misalnya, menjadwal ulang) dan berikan catatan yang jelas di kolom "Keterangan" mengenai perubahan tersebut.
  7. Simpan dokumen Anda dengan format nama fail: Agenda Pimpinan - September 2025 - Nama Anda.docx.
  8. Tugas yang telah selesai dikumpulkan melalui link google form berikut.

Jawaban Jobsheet

Halaman ini dilindungi. Masukkan kata sandi untuk melihat jawaban.

Komentar

Posting Komentar